En adoptant une approche stratégique de la digitalisation, les établissements de santé peuvent, non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi offrir une expérience plus humaine et fluide, personnalisée et moderne, ce qui se traduira in fine par une augmentation du bien être des patients, de leur satisfaction et finalement, des performances globales.
Voici quelques exemples d’axes de digitalisation que les établissements peuvent mettre en place, notamment en s’aidant des solutions et des fournisseurs AMI2 :
Les responsables des cuisines peuvent passer des commandes à l’avance afin d’anticiper sur les produits demandés et les tendances de marché. Cela réduit les temps de négociation et facilite la gestion des menus.
Les plateformes de commentaires en ligne permettent de surveiller et de répondre rapidement aux commentaires des familles des patients, ce qui montre l’engagement envers leur satisfaction. C’est essentiel pour encourager la fidélité.
Les établissements de santé peuvent automatiser des tâches comme la communication des menus, la gestion des entrées et des factures, les indicateurs de gestion, notamment les coûts ou le gaspillage, etc., ce qui libère du temps pour le personnel. Sans oublier la gestion des informations de santé protégées. Pour ce faire, un bon système de gestion permettra de prendre en charge le maximum de ces fonctionnalités.
Les outils digitaux, e-learning par exemple, sont également utilisés pour former le personnel sur les nouvelles technologies, les processus en ligne et les meilleures pratiques ; ce qui favorise le maintien des compétences du personnel à jour.
Proposer des options de paiement numérique, comme cela s’est développé par le moyen du QR code, accélère le processus de paiement et améliore le confort. Cela peut aussi aider à réduire les contacts physiques en cas de nécessité.
Les solutions logicielles de gestion des stocks aident à optimiser les niveaux de stock, à éviter les pénuries et les pertes. Elles permettent une planification plus efficace des achats et des approvisionnements.
Les médias sociaux pour lesquels on peut planifier des posts sur des outils dédiés, la gestion des commentaires en ligne, les campagnes marketing par emails et les publicités en ligne ont tout intérêt à être utilisés pour augmenter les taux de fréquentation. Cela permet de cibler efficacement le public et de mesurer les résultats.
La collecte et l’analyse des données provenant des comportements des patients et de leurs familles aident à la prise de décision et à donner des axes concrets d’amélioration de l’efficacité, comme à améliorer le bien être. L’analyse de ceux-ci permet d’accroître la qualité opérationnelle de l’établissement de santé et de mieux comprendre les besoins des patients et des familles.
En conclusion, l’intégration de technologies numériques dans le secteur de la santé offre des opportunités considérables pour améliorer les opérations et la prestation de services. Les systèmes de réservation en ligne, la gestion des stocks, les paiements numériques, la gestion des commentaires en ligne, l’automatisation des processus, le marketing digital, la formation du personnel et l’analyse des données jouent un rôle essentiel dans l’optimisation de l’efficacité, la satisfaction des clients/patients et la prise de décision éclairée.
L’automatisation des processus en ligne libère du temps pour le personnel, améliorant leur productivité. De plus, le marketing numérique est un outil puissant pour attirer et fidéliser. Dans le secteur de la santé, la formation en ligne peut devenir un outil essentiel pour maintenir les compétences du personnel.
L’analyse des données est la clé de l’amélioration continue, en fournissant des informations précieuses sur les comportements des patients. En somme, l’adoption de ces pratiques numériques renforce l’efficacité opérationnelle, la qualité des services et la satisfaction de la clientèle, ce qui est essentiel dans le monde moderne des affaires.
Dessin du mois par Ian Dairin, illustrateur et salarié AMi2.
Bonjour, pouvez-vous vous présenter ainsi que l’EHPAD ?
Je suis David Foulon, chef de cuisine à l’EHPAD de l’Abbaye, à Mouzon, dans les Ardennes. Notre établissement est installé dans un ancien cloître, juste à côté de l’abbatiale de la ville. Nous sommes 63 salariés dont 3 cuisiniers.
Nous accueillons actuellement 70 résidents qui requièrent une attention et une adaptation particulière en termes de régime alimentaire. En effet, près de 50% d’entre eux ont des pathologies qui impliquent des menus à texture modifiée (moulinée ou mixée).
Quelle organisation impliquent ces régimes particuliers ?
Tout d’abord, nous Nous souhaitons, au maximum, proposer des repas de qualité et savoureux. En cela, nous cuisinons nos produits nous-mêmes, le plus possible. Nous préparons donc avec attention tous les menus, en adaptant les plats de nos résidents avec des préparations moulinées, mixées ou hachées.
Cependant, au vu du nombre de cuisiniers et du nombre important de repas modifiés à servir, nous privilégions souvent les pains de viandes proposés par nos fournisseurs, plutôt que de hacher la viande sur place. C’est un gain de temps, mais c’est aussi une garantie en termes de respect des normes d’hygiène.
Au final, les résidents sont satisfaits du goût, de la texture et de la présentation. C’est ce qui nous importe.
Pour autant, vous avez souhaité optimiser cette organisation ?
En effet, nous avons le projet de créer une cuisine centrale pour les trois EHPAD associés de Mouzon, Donchery et Bazeilles (communes voisines) ainsi que pour la cantine scolaire de la ville et le self d’une usine à proximité. Pour cela, nous avons cherché une solution qui pouvait nous aider à gérer les flux alimentaires et la diversité des menus, notamment les grammages, les allergènes et les textures qui varient entre un enfant, un salarié et un sénior
Nous nous sommes alors tournés vers NONA après avoir été convaincus à l’issue d’une présentation en visioconférence. Non seulement ils nous ont montré la facilité avec laquelle nous pouvions ajouter différents sites (3 EHPAD, 1 cantine scolaire…), mais ils nous ont également présenté comment le logiciel pouvait gérer toutes les contraintes de la loi EGAlim. Enfin, le fait de pouvoir anticiper et gérer les 200 repas des trois EHPAD cumulés, était vraiment un excellent argument !
Quels sont les points forts de cette solution ?
Pour l’instant je suis encore en formation sur l’application mais je vois déjà les bénéfices à venir. Par exemple, il est possible de choisir facilement des menus pré-enregistrés par Nona, ou encore ceux que la “communauté de cuisiniers Nona” a chargé dans le logiciel. ça donne plein d’idées!
Ces recettes, une fois importées, peuvent être modifiées, si besoin, en fonction des goûts, des tendances de marché et des coûts.
Une autre fonctionnalité permet d’intégrer des menus personnalisés; il faut y ajouter chaque élément à la manière d’une fiche technique. Le logiciel classe aussi tous les produits de saison. Une couleur leur est assignée en fonction de la période. Par exemple, en automne, la citrouille sera verte alors que la tomate sera orange ou rouge. Cela permet de réduire les coûts.
David Foulon
Chef de cuisine à l’EHPAD l’Abbaye, Mouzon.
La solution NONA aide à la formation sur le GEM-RCN (GROUPE D’ETUDE DES MARCHÉS DE RESTAURATION COLLECTIVE ET NUTRITION) qui conseille la consommation de onze fruits et légumes par semaine, ou encore, pour vingt repas, d’avoir au maximum quatre produits pré-frits; l’application nous le notifie lorsque nous sommes en excès. De plus, il est possible d’ajouter des labels (AOP, IGP, etc…) pour spécifier le produit. Enfin, une fois le menu complété, une liste des allergènes est affichée, ce qui est pratique d’un point de vue visuel. Quant aux familles, elles peuvent avoir une vue sur les menus et alerter en cas de problème repéré.
Cela a-t-il permis de revoir votre façon de travailler avec votre équipe ?
Nous souhaitons continuer à privilégier notre cuisine faite maison, ce qui implique des évolutions de process. De fait, nous partageons nos menus faits avec NONA aux sites de Donchery et Bazeilles afin de les accompagner à mettre en place nos process.
Cela permettra de gagner en efficacité et en qualité. La principale problématique est la visibilité sur les stocks des autres sites, dans le sens ou il faut éviter les surcoûts et le gâchis à cause du surstockage. L’application pourra y répondre.
Avez-vous des préoccupations RSE ?
La loi EGAlim qui se profile pour janvier 2024, nous incite à nous y intéresser de près. Le défi principal reste le coût que cela représente. Nous avons fait un test l’année dernière entre juillet et août, car ce sont les deux mois qui coûtent le moins cher. En respectant les 30% de Bio et les 50% de local cela représentait une augmentation des dépenses de 30% minimum. Nous avons environ 5,40€ par jour et par résident, ce qui comporte : petit déjeuner, repas du midi, dîner, collations et boissons de l’après-midi. Travailler avec les producteurs locaux et des fournisseurs de produits bio est effectivement positif mais demande une rigueur dans l’organisation des dépenses. Nona va nous y aider.